1.0 – CEL DOKUMENTU

Dekret legislacyjny nr. 24 z 10 marca 2023 r. – Wdrożenie Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii i zawierającej przepisy dotyczące ochrony osób zgłaszających naruszenia krajowe przepisy wykonawcze (zwane dalej „rozporządzeniem”) mają na celu wzmocnienie ochrony prawnej osób zgłaszających określone zachowania, działania lub zaniechania szkodzące interesom i/lub integralności podmiotu prywatnego, do którego należą i o których się dowiedziały w wykonywaniu swojej pracy.
AKU ITALIA S.R.L. (dalej także „Spółka”), zgodnie z przepisami art. 5 ust. 1 lit. e) Rozporządzenia, za pomocą tego dokumentu udostępnia zainteresowanym informacje na temat kanału, trybu i warunków dokonywania raportów wewnętrznych, a także kanału, procedur i warunków dokonywania raportów zewnętrznych.
Aby zapewnić maksymalną widoczność i wiedzę, niniejszy dokument publikowano w specjalnej sekcji strony internetowej AKU ITALIA S.R.L. a wyraźne odniesienie do tego znajduje się w odpowiednich informacjach zamieszczonych w AKU ITALIA S.R.L. ; Firma zastrzega sobie prawo do zmiany, modyfikacji, dodania lub usunięcia dowolnej części tych informacji w dowolnym momencie.


2.0 – WSKAZANIA OPERACYJNE

2.1 – KTO MOŻE ZROBIĆ RAPORT (WEWNĘTRZNY LUB ZEWNĘTRZNY)?

Osoba zgłaszająca oznacza osobę fizyczną, która może dokonać zgłoszenia (w zależności od przypadku wewnętrznego lub zewnętrznego) dotyczącą istotnego naruszenia zgodnie z Dekretem i należącą do jednej z następujących kategorii:
Do. zatrudnieni pracownicy, w tym także ci, których stosunki pracy reguluje Dekret Ustawodawczy nr 81/2015 (administracja zaopatrzenia) oraz art. 54-bis Dekret legislacyjny 50/2017 (usługa okazjonalna);
B. osoby prowadzące działalność na własny rachunek, wykonujące pracę na rzecz podmiotów sektora prywatnego, w tym wskazane w rozdziale I ustawy nr 81/2017 (stosunki pracy na własny rachunek, o których mowa w tytule III księgi piątej kodeksu cywilnego, w tym stosunki pracy na własny rachunek posiadające szczególne regulacje na podstawie art. 2222 kodeksu cywilnego) oraz podmioty pozostające w stosunku współpracy, o którym mowa w art. 409 c.p.c. (stosunki agencyjne, reprezentacja handlowa i inne stosunki kooperacyjne, które przyjmują formę ciągłej i skoordynowanej pracy, w przeważającej mierze osobistej), o których mowa w art. 2 dekretu legislacyjnego 81/2015 (współpraca organizowana przez klienta);
C. pracownicy lub współpracownicy wykonujący pracę na rzecz podmiotów sektora prywatnego dostarczających towary lub usługi lub wykonujących prace na rzecz osób trzecich;
D. freelancerzy i konsultanci pracujący dla podmiotów sektora prywatnego;
I. wolontariusze i stażyści, płatni i nieopłacani, którzy pracują dla podmiotów sektora prywatnego;
F. akcjonariusze oraz osoby pełniące funkcje administracyjne, zarządcze, kontrolne, nadzorcze lub reprezentacyjne (nawet de facto) w podmiotach sektora prywatnego.

2.2 – JAKIE NARUSZENIA MOGĄ BYĆ PRZEDMIOTEM WEWNĘTRZNEGO RAPORTU?

Zachowanie, działanie lub zaniechanie, które szkodzi interesom i/lub integralności AKU ITALIA S.R.L., o którym Osoba Zgłaszająca dowiaduje się w swoim kontekście zawodowym i które obejmuje:
Do. naruszeń aktów Unii Europejskiej lub aktów krajowych wskazanych w załączniku do Rozporządzenia w zakresie: zamówień publicznych; usługi, produkty i rynki finansowe oraz zapobieganie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu; bezpieczeństwo i zgodność produktów; bezpieczeństwo transportu; ochrona środowiska; ochrona radiologiczna i bezpieczeństwo nuklearne; bezpieczeństwo żywności i pasz oraz zdrowie i dobrostan zwierząt; zdrowie publiczne; ochrona konsumentów; ochrona prywatności i ochrona danych osobowych oraz bezpieczeństwo sieci i systemów informatycznych;
B. naruszenia aktów krajowych wdrażających akty Unii Europejskiej, których nie ma w załączniku do Dekretu, ale dotyczą tych samych sektorów, co powyżej;
C. działania lub zaniechania szkodzące interesom finansowym Unii Europejskiej, o których mowa w art. 375 TFUE zidentyfikowane w rozporządzeniach, dyrektywach, decyzjach, zaleceniach i opiniach Unii Europejskiej (np. nadużycia finansowe, korupcja lub inna nielegalna działalność związana z wydatkami Unii);
D. działania lub zaniechania dotyczące swobodnego przepływu towarów, osób, usług i kapitału na rynku wewnętrznym, w tym naruszenia przepisów Unii Europejskiej z zakresu konkurencji, pomocy państwa i podatku dochodowego od osób prawnych;
I. działania lub zachowania niweczące przedmiot lub cel przepisów Unii Europejskiej, czyny we wskazanych powyżej sektorach (np. stosowanie nadużyć, które godzą w uczciwą konkurencję na rynku wewnętrznym).
Informacje podlegające zgłoszeniu wewnętrznemu mogą dotyczyć zarówno popełnionych, jak i jeszcze nie popełnionych naruszeń, które Osoba zgłaszająca ma uzasadnione przekonanie, że mogą zostać popełnione na podstawie konkretnych elementów.
Zgłoszeniu wewnętrznemu mogą podlegać także elementy dotyczące zachowań mających na celu zatajenie naruszeń.

Przedmiotem raportowania wewnętrznego na podstawie Rozporządzenia nie mogą być jednak:
- spory, roszczenia lub wnioski związane z interesami osobistymi Osoby Zgłaszającej, które dotyczą wyłącznie jej indywidualnych stosunków pracy lub są nieodłącznie związane z jej relacjami zawodowymi z osobami przełożonymi w hierarchii;
- zgłoszenia naruszeń, które są już uregulowane obowiązkowo przez akty Unii Europejskiej lub krajowe wskazane w części II załącznika do Rozporządzenia lub krajowe, stanowiące wykonanie aktów Unii Europejskiej wskazanych w części II załącznika do dyrektywa (UE) 2019/1937, choć nie została wskazana w części II załącznika do dekretu;
- zgłoszenia naruszeń związanych z bezpieczeństwem narodowym, a także zamówieniami dotyczącymi aspektów obronności lub bezpieczeństwa narodowego, chyba że takie aspekty wchodzą w zakres odpowiedniego prawodawstwa wtórnego Unii Europejskiej.


2.3 – KIEDY MOŻNA ZROBIĆ RAPORT WEWNĘTRZNY?

Osoby zgłaszające mogą dokonać zgłoszenia wewnętrznego:
- gdy stosunek prawny z AKU ITALIA S.R.L jeszcze się nie rozpoczął, jeżeli informacja o naruszeniach została uzyskana w trakcie procesu selekcji lub w innych fazach przed zawarciem umowy;
- w okresie próbnym;
- w trakcie stosunku prawnego z AKU ITALIA S.R.L;
- po ustaniu stosunku prawnego z AKU ITALIA S.R.L, jeżeli informacja o naruszeniach została uzyskana w trakcie trwania stosunku.

2.4 – KTO ZARZĄDZA RAPORTEM WEWNĘTRZNYM I JAK MOŻNA JĄ PROWADZIĆ?

Podmiot właściwy do zarządzania raportowaniem wewnętrznym i procedurą zarządzania raportami wewnętrznymi AKU ITALIA S.R.L, podjął decyzję o powierzeniu zarządzania raportami Menadżerowi ds. raportów, prawnikowi Luca Bandiera, niezależnemu podmiotowi odpowiedzialnemu za przyjmowanie i rozpatrywanie raportów. Zarządzanie kanałem raportowania powierzono zatem zewnętrznej, niezależnej i eksperckiej stronie.

Osoba, której powierzono zarządzanie wewnętrznym kanałem raportowania:

a) wystawia zgłaszającemu potwierdzenie otrzymania zgłoszenia w terminie siedmiu dni od daty otrzymania. Zawiadomienie zostanie przesłane na adres wskazany przez sygnalistę w zgłoszeniu. Jeżeli adres nie zostanie wskazany, powiadomienie nie będzie możliwe;
b) prowadzi rozmowy z osobą dokonującą zgłoszenia i, jeśli to konieczne, może zażądać od niej uzupełnień;
c) sumiennie śledzi otrzymane zgłoszenia, przeprowadzając niezbędne dochodzenia, np. zbierając dokumenty i informacje oraz zawsze zachowując poufność co do tożsamości zgłaszającego, informując właściwe funkcje firmy o wynikach, jeśli zgłoszenie zostało zweryfikowane jako założony. W przeciwnym razie zarchiwizuje go;
d) ustosunkowuje się do raportu w terminie trzech miesięcy od daty potwierdzenia odbioru, a w przypadku braku takiego zawiadomienia, w terminie trzech miesięcy od upływu siedmiodniowego terminu od dnia złożenia raportu.

Wewnętrzne kanały raportowania i wewnętrzna procedura raportowania przyjęta przez AKU ITALIA S.R.L.
Zgłoszenia można dokonać w następujący sposób:

- kontaktując się telefonicznie z Reporterem pod numerem 328/9165275 w celu umówienia spotkania telefonicznego, w formie wideokonferencji lub osobiście, w celu ustnego zgłoszenia przedmiotu zgłoszenia, które jest rejestrowane za zgodą zgłaszającego lub którego dotyczy zgłoszenie jest sporządzony;
- listem poleconym, wkładając zgłoszenie do dwóch zamkniętych kopert, zawierających w pierwszej dane identyfikacyjne zgłaszającego oraz jego dane kontaktowe wraz z dokumentem tożsamości; w drugim temat raportu; obie koperty należy następnie włożyć do trzeciej koperty z napisem „zarezerwowane dla kierownika raportującego Aku Italia srl” na zewnątrz i zaadresować na adres: Avv. Luca Bandiera Via Giacomo Camillo De Carlo, 3 31100 Treviso

Wszelka dokumentacja dotycząca zgłoszonych faktów musi być również przesłana do Kierownika ds. Sprawozdawczości w celu dokonania odpowiednich ocen, a także wyników wszelkich dochodzeń już przeprowadzonych w tym zakresie.

W przypadku, gdy zgłoszenie zostało omyłkowo przekazane/otrzymane do/od osoby nie wyznaczonej do jego otrzymania i jest oczywiste, że jest to zgłoszenie sygnalizujące nieprawidłowości, obowiązkiem tej ostatniej będzie niezwłoczne przedstawienie kierownikowi dowodu jego otrzymania raportu, w każdym razie w ciągu 7 (siedmiu) dni od jego otrzymania, z jednoczesnym powiadomieniem o takim przekazaniu strony zgłaszającej, bez uszczerbku dla wszelkich obowiązków zachowania poufności przewidzianych w niniejszej polityce, również ze strony tej samej strony (i w konsekwencji odpowiedzialności w przypadku ich naruszenia).

Anonimowe zgłoszenia mogą zostać wzięte pod uwagę w celu wszczęcia dalszych dochodzeń/dochodzeń mających na celu ustalenie, co zostało zgłoszone, wyłącznie jeśli przedstawiają dokładne, spójne i odpowiednio szczegółowe informacje. W każdym przypadku środki ochrony mające na celu ochronę sygnalisty mają zastosowanie tylko wtedy, gdy osoba zgłaszająca została następnie zidentyfikowana i doznała odwetu.

Raport, oprócz tego, że jest terminowy, musi być jak najbardziej kompletny i najlepiej zawierać następujące elementy:

- dane osobowe osoby zgłaszającej oraz adres, na który można przekazywać późniejsze aktualizacje;
- jasny i pełny opis zgłaszanych faktów;
- jeżeli są znane, okoliczności czasu i miejsca popełnienia zgłoszonych faktów;
- jeśli są znane, dane osobowe lub inne elementy umożliwiające identyfikację osoby(osób), które dopuściły się zgłoszonych faktów;
- wszelkie wskazanie innych podmiotów, które mogą zgłosić raport na temat zgłaszanych faktów;
- ewentualne wskazanie dokumentów mogących potwierdzić zasadność tych faktów;
- wszelkie inne informacje, które mogą dostarczyć przydatnych informacji zwrotnych na temat istnienia zgłoszonych faktów.

2.5 – JAKIE SĄ ŚRODKI OCHRONY MAJĄCE OCHRONĘ OSOBY ZGŁASZAJĄCEJ?

Przede wszystkim Zarządzenie chroni poufność Osoby Zgłaszającej; w rzeczywistości przepisy stanowią, że zgłoszenia nie mogą być wykorzystywane w stopniu wykraczającym poza to, co jest konieczne do odpowiedniego podjęcia działań w związku z nimi oraz że tożsamość Osoby Zgłaszającej ani żadne inne informacje, na podstawie których można wywnioskować taką tożsamość, bezpośrednio lub pośrednio, nie mogą zostać ujawnione bez ich wyraźną zgodę, osobom innym niż osoby uprawnione do otrzymywania lub śledzenia zgłoszeń, wyraźnie upoważnionym do przetwarzania takich danych. Spółka ma także obowiązek chronić tożsamość osób objętych zgłoszeniem oraz osób wymienionych w zgłoszeniu do czasu zakończenia postępowania wszczętego w związku ze zgłoszeniem.

Ponadto, Dekret przewiduje, że Osoba Zgłaszająca nie może ponieść z powodu zgłoszenia żadnej retaliacji ze strony Firmy, tj. "jakiekolwiek zachowanie, działanie lub zaniechanie, nawet tylko usiłowane lub grożone, podjęte w związku ze zgłoszeniem […] i które powoduje lub może spowodować osobie zgłaszającej […] bezpośrednio lub pośrednio szkodę niesłuszną" (np. zwolnienie, obniżenie stopnia itp.). Osoba Zgłaszająca może również zgłaszać ANAC (Krajowej Agencji Antykorupcyjnej) retaliacje, które uważa za doznane z powodu dokonania zgłoszenia.

Po trzecie, istnieją ograniczenia odpowiedzialności na rzecz Zgłaszającego, który w szczególności:

Do. Nie podlega karze, jeżeli ujawnia lub rozpowszechnia informację o naruszeniu objętym tajemnicą albo dotyczącą ochrony praw autorskich lub ochrony danych osobowych albo informację o naruszeniu obrażającym dobre imię zainteresowanej osoby, gdy w chwili ujawnienia lub rozpowszechnianie, istniały uzasadnione podstawy, aby sądzić, że ujawnienie lub rozpowszechnienie tych samych informacji było konieczne do ujawnienia naruszenia;
B. nie ponosi żadnej odpowiedzialności za zdobycie informacji o naruszeniach lub dostęp do nich, chyba że fakt ten stanowi przestępstwo;
C. nie ponosi żadnej odpowiedzialności za zachowania, działania lub zaniechania, o ile mają one związek ze zgłoszeniem i są bezwzględnie niezbędne do ujawnienia naruszenia.

Aby jednak móc skorzystać ze wskazanych środków ochrony, muszą zostać spełnione oba te warunki:
Do. w momencie dokonywania zgłoszenia Zgłaszający miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacje o zgłoszonych naruszeniach są prawdziwe i mieszczą się w zakresie przedmiotowym Rozporządzenia (patrz pkt 2.2 powyżej);
B. raportowanie odbywało się z wykorzystaniem przyjętych kanałów raportowania i z zachowaniem odpowiednich procedur.
Przewidziane środki ochrony nie są gwarantowane w przypadku stwierdzenia odpowiedzialności karnej Osoby Zgłaszającej za przestępstwa zniesławienia lub pomówienia, nawet w przypadku wyroku w pierwszej instancji, a także odpowiedzialności cywilnej za zgłoszenie fałszywych informacji w wyniku złośliwego działania lub rażącego niedbalstwa. W takich przypadkach Spółka może również nałożyć na Osobę Zgłaszającą sankcję dyscyplinarną zgodnie z postanowieniami Systemu Dyscyplinarnego odpowiedniej CCNL.
Należy podkreślić, że ww. środki ochrony przysługują, oprócz Osób Zgłaszających, także następującym podmiotom, które mogą być adresatami działań odwetowych, podejmowanych nawet pośrednio, ze względu na rolę przyjmowaną w procesie zgłaszania i/lub szczególną relację, jaką łączy je z Osobą Zgłaszającą:
- facylitator, czyli osoba fizyczna pomagająca Osobie Zgłaszającej w procesie raportowania, działająca w tym samym kontekście roboczym i której pomoc musi zachować poufność (zwana dalej „Facylitatorem”);
- osoby z tego samego kontekstu zawodowego, które łączą z Osobą Zgłaszającą stabilną więź emocjonalną lub pokrewieństwa w stopniu czwartym;
- współpracownikom pozostającym w stałym i aktualnym związku z Osobą Zgłaszającą;
- podmioty będące własnością Osoby Zgłaszającej lub dla których ta osoba pracuje oraz podmioty działające w tym samym kontekście pracy co ta osoba.

2.6 – JAKIE NARUSZENIA MOGĄ BYĆ PRZEDMIOTEM ZEWNĘTRZNEGO RAPORTU?

Zachowanie, działanie lub zaniechanie szkodzące interesom i/lub integralności AKU ITALIA S.R.L, o których Osoba Zgłaszająca jest świadoma, może być przedmiotem zgłoszenia zewnętrznego, pod warunkiem, że zostaną spełnione warunki, o których mowa w pkt. 2.7 poniżej w kontekście zawodowym i który obejmuje:
Do. naruszeń aktów Unii Europejskiej lub aktów krajowych wskazanych w załączniku do Rozporządzenia w zakresie: zamówień publicznych; usługi finansowe, produkty i rynki oraz zapobieganie praniu pieniędzy i finansowaniu
terroryzm; bezpieczeństwo i zgodność produktów; bezpieczeństwo transportu; ochrona środowiska; ochrona radiologiczna i bezpieczeństwo nuklearne; bezpieczeństwo żywności i pasz oraz zdrowie i dobrostan zwierząt; zdrowie publiczne; ochrona konsumentów; ochrona prywatności i ochrona danych osobowych oraz bezpieczeństwo sieci i systemów informatycznych;
B. naruszenia aktów krajowych wdrażających akty Unii Europejskiej, których nie ma w załączniku do Dekretu, ale dotyczą tych samych sektorów, co powyżej;
C. działania lub zaniechania szkodzące interesom finansowym Unii Europejskiej, o których mowa w art. 375 TFUE w brzmieniu określonym w rozporządzeniach, dyrektywach, decyzjach, zaleceniach i opiniach Unii Europejskiej;
D. działania lub zaniechania dotyczące swobodnego przepływu towarów, osób, usług i kapitału na rynku wewnętrznym, w tym naruszenia przepisów Unii Europejskiej z zakresu konkurencji, pomocy państwa i podatku dochodowego od osób prawnych;
I. działania lub zachowania sprzeczne z przedmiotem lub celem przepisów Unii Europejskiej w sektorach wskazanych powyżej.

2.7 – JAK I KIEDY MOŻNA SPORZĄDZAĆ RAPORT ZEWNĘTRZNY?
Zgłoszenia zewnętrzne należy przekazywać wyłącznie do ANAC, korzystając z przyjętych przez ten ostatni kanałów zgłaszania i szczególnych procedur przewidzianych w „Wytycznych dotyczących ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii oraz ochrony osób zgłaszających naruszenia krajowych przepisów wykonawczych – procedury” do prezentacji raportów zewnętrznych i zarządzania nimi” dostępnej na stronie internetowej ANAC: www.anticorruzione.it.

Zewnętrzny raport można sporządzić wyłącznie w następujących (alternatywnych) przypadkach:
Do. nie przewiduje się obowiązkowej aktywacji wewnętrznego kanału zgłaszania w kontekście roboczym Osoby Zgłaszającej lub kanał ten, nawet jeśli jest obowiązkowy, nie jest aktywny lub nawet jeśli jest aktywowany, nie jest zgodny z postanowieniami Rozporządzenia;
B. Osoba Zgłaszająca dokonała już zgłoszenia wewnętrznego i nie podjęto w związku z nim dalszych działań;
C. Osoba Zgłaszająca ma uzasadnione podstawy sądzić, że w przypadku dokonania zgłoszenia wewnętrznego nie zostaną podjęte skuteczne działania następcze lub że to samo zgłoszenie mogłoby wiązać się z ryzykiem odwetu;
D. Osoba Zgłaszająca ma uzasadnione podstawy sądzić, że naruszenie może stanowić bezpośrednie lub oczywiste zagrożenie dla interesu publicznego.

3.0 – PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH – POLITYKA PRYWATNOŚCI

Jakiekolwiek przetwarzanie danych osobowych osób objętych zgłoszeniem wewnętrznym (takich jak np. Osoby Zgłaszające, Koordynator, kierownik raportu oraz osoby fizyczne wymienione w raporcie wewnętrznym jako osoby, którym przypisuje się zgłoszone naruszenie lub jako osoby w każdym przypadku zamieszany w zgłoszone naruszenie) zostanie wykonane przez AKU ITALIA S.R.L, jako administratora danych, zgodnie z rozporządzeniem (UE) 2016/679 (zwanym dalej „Rozporządzeniem”), dekretem legislacyjnym z dnia 30 czerwca 2003 r., n. 196 (dalej „Kodeks Prywatności”) oraz obowiązujących przepisów prawa z zakresu ochrony danych osobowych, a w szczególności z zachowaniem zasad, o których mowa w art. 5 i 25 Rozporządzenia.
PRZETWARZANE DANE OSOBOWE
W szczególności mogą być one przetwarzane za pomocą zautomatyzowanych narzędzi i ewentualnie w formie papierowej przez osoby właściwe do przyjmowania raportów wewnętrznych lub monitorowania ich, wyraźnie upoważnione/wyznaczone przez AKU ITALIA S.R.L do przetwarzania takich danych zgodnie z artykułami 29 i 32 ust. 4 Rozporządzenia oraz art. 2-czwarte Kodeksu Prywatności, dane osobowe Zgłaszającego i/lub przekazane przez Zgłaszającego, dotyczące innych podmiotów objętych raportowaniem wewnętrznym, takie jak wspólne dane osobowe, dane osobowe należące do poszczególnych kategorii (art. 9 Kodeksu Prywatności) Rozporządzenia) oraz, w granicach określonych przepisami prawa, dane osobowe dotyczące wyroków skazujących i przestępstw (art. 10 Rozporządzenia), z zastrzeżeniem, że dane osobowe w sposób oczywisty nieprzydatne do przetwarzania określonego zgłoszenia wewnętrznego nie będą zostaną odebrane przez AKU ITALIA S.R.L lub, jeśli zostaną zebrane przypadkowo, zostaną natychmiast usunięte.
Przykładowo przetwarzane mogą być następujące kategorie danych osobowych:
• dane osobowe Osoby Zgłaszającej (np. imię, nazwisko);
• dane zawodowe Osoby Zgłaszającej (np. rola w firmie);
• wszelkie informacje dotyczące zgłaszanej osoby lub innych zainteresowanych stron, które Osoba Zgłaszająca zdecyduje się udostępnić w zgłoszeniu w celu lepszego jej uzasadnienia;
• informacje, którymi zgłaszana osoba lub inne zainteresowane strony dzielą się w kontekście zarządzania zgłoszeniem.

Zaznacza się, że w przypadku zgłoszenia anonimowego nie będą przetwarzane żadne dane dotyczące Osoby Zgłaszającej.

CEL I PODSTAWA PRAWNA PRZETWARZANIA
Wyżej wymienione dane będą przetwarzane wyłącznie w celu przyjmowania i zarządzania zgłoszeniami wewnętrznymi oraz wszelkich dalszych niezbędnych do tego działań (np. zbierania przydatnych elementów w celu sprawdzenia zasadności zgłaszanego faktu), zgodnie i w granicach określonych w art. obowiązków wynikających z Dekretu 24/2023, który stanowi podstawę prawną przetwarzania.
Podanie danych osobowych jest zatem obowiązkowe i brak ich przekazania uniemożliwi obsługę zgłoszenia wewnętrznego.
Specjalną zgodę Osoby Zgłaszającej można uzyskać w następujących przypadkach:
• zgodnie z art. 12, ok. 2 Rozporządzenia, do upoważnienia Zarządzającego do przekazywania swojej tożsamości oraz wszelkich innych informacji, z których można wywnioskować tę tożsamość, bezpośrednio lub pośrednio, podmiotom innym niż sam Zarządzający, wyłącznie w celu zarządzania raportem;
• zgodnie z art. 14 ust. 4 Rozporządzenia, jeżeli zgłoszenie następuje ustnie podczas spotkania z Zarządzającym, dla celów dokumentacyjnych poprzez nagranie na urządzeniu umożliwiającym przechowywanie i odsłuchiwanie lub poprzez protokół.
Ponadto, zgodnie z art. 12, c.5, Zgłaszający może zostać poproszony o wyrażenie szczególnej zgody na ujawnienie swojej tożsamości w celu wykorzystania zgłoszenia w postępowaniu dyscyplinarnym, jeżeli spór opiera się w całości lub w części na zgłoszeniu i wiedzy tożsamość Osoby Zgłaszającej jest niezbędna dla obrony osoby, przeciwko której toczy się postępowanie dyscyplinarne.

METODY LECZENIA

AKU ITALIA S.R.L w zakresie zarządzania zgłoszeniami przyjęła środki techniczne i organizacyjne, które gwarantują, niezależnie od wykorzystywanego kanału, ochronę i poufność Osoby Zgłaszającej, osób objętych zgłoszeniem, a także treści zgłoszenia oraz związaną z nim dokumentację.
Dane osobowe, które w sposób oczywisty nie są przydatne do przetwarzania konkretnego zgłoszenia, jeśli zostały zebrane przypadkowo, są usuwane po wykluczeniu ich znaczenia.

KOMUNIKACJA DANYCH
Zgodnie z ww. procedurą dane osobowe objęte raportowaniem wewnętrznym będą przetwarzane wyłącznie przez Menedżera i nie będą udostępniane osobom trzecim, z zastrzeżeniem dostępu dostawcy kanału raportowania wewnętrznego, który będzie pełnił funkcję administratora danych zgodnie z art. 28 Rozporządzenia i zakomunikowanie właściwym organom administracyjnym lub sądowym, zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Jak wskazano powyżej, jedynie za wyraźną zgodą Osoby Zgłaszającej tożsamość oraz wszelkie inne informacje, z których można bezpośrednio lub pośrednio wywnioskować tę tożsamość, mogą zostać ujawnione osobom innym niż wskazane powyżej osoby kompetentne.
Dane osobowe objęte raportami wewnętrznymi, za wyjątkiem obowiązków regulacyjnych w tym sensie, nie będą ujawniane ani przekazywane do państwa trzeciego spoza Unii Europejskiej.

OKRES PRZECHOWYWANIA
Dane osobowe objęte raportami wewnętrznymi oraz związana z nimi dokumentacja będą przechowywane przez czas niezbędny do obsługi raportu wewnętrznego, a w każdym razie nie później niż 5 (pięć) lat od dnia przekazania ostatecznego wyniku procedury raportowania, w przestrzeganie przepisów art. 12 Rozporządzenia oraz zasadę, o której mowa w art. 5 ust. 1, list. e) Rozporządzenia, bez uszczerbku dla faktu, że dane osobowe, które w sposób oczywisty nie są przydatne do przetwarzania konkretnego raportu wewnętrznego, nie będą gromadzone przez AKU ITALIA S.R.L lub, jeżeli zostaną zebrane przypadkowo, zostaną natychmiast usunięte.
PRAWA
Osoby biorące udział w raportowaniu wewnętrznym, jako zainteresowane strony, mogą skorzystać z praw, o których mowa w art. 15 do 22, pisząc na adres e-mail info@aku.it, w granicach przepisów art. 2-punkty Kodeksu Prywatności Rozporządzenia:
Prawo dostępu: to prawo do uzyskania potwierdzenia, że ​​przetwarzane są dane osobowe ich dotyczące, a w przypadku pozytywnej informacji zwrotnej do otrzymania kopii przetwarzanych danych osobowych oraz następujących informacji: cele przetwarzania, kategorie przetwarzanych danych, odbiorcach danych, okresie przechowywania danych, pochodzeniu danych, uprawnieniach wynikających z RODO, istnieniu zautomatyzowanego procesu decyzyjnego;
Prawo do sprostowania: to prawo do sprostowania lub aktualizacji dotyczących ich danych osobowych;
Prawo do anulowania: to prawo do żądania usunięcia danych osobowych, które ich dotyczą;
Prawo do ograniczenia przetwarzania: jest to prawo do uzyskania ograniczenia przetwarzania danych osobowych w jednym z poniższych przypadków: i) osoba zainteresowana kwestionuje prawidłowość danych osobowych; ii) przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a osoba zainteresowana wniosła o ograniczenie ich wykorzystania; iii) dane osobowe są niezbędne zainteresowanej stronie do ustalenia, dochodzenia lub obrony swojego prawa;
Prawo do sprzeciwu: to prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych, które go dotyczą;
Prawo do cofnięcia zgody: jest to prawo do cofnięcia wyrażonej zgody w dowolnym momencie w związku z przetwarzaniem, którego dokonano na tej podstawie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem;
Prawo do przenoszenia: to prawo do otrzymania danych osobowych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego oraz do żądania ich przesłania innemu odbiorcy.

Ponadto, jeżeli zainteresowane strony uznają, że ich dane są przetwarzane z naruszeniem Rozporządzenia, mają prawo
prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego właściwego w sprawach ochrony danych osobowych. DANE KONTAKTOWE ADMINISTRATORA DANYCH I INSPEKTORA OCHRONY DANYCH
W celu uzyskania dalszych informacji dotyczących przetwarzania danych osobowych można skontaktować się z firmą AKU ITALIA S.R.L, pisząc e-mail na adres info@aku.it.

Wewnętrzne kanały raportowania i wewnętrzna procedura raportowania przyjęta przez AKU ITALIA S.R.L.
Zgłoszenia można dokonać w następujący sposób:
- kontaktując się telefonicznie z Reporterem pod numerem 328/9165275 w celu umówienia spotkania telefonicznego, w formie wideokonferencji lub osobiście, w celu ustnego zgłoszenia przedmiotu zgłoszenia, które jest rejestrowane za zgodą zgłaszającego lub którego dotyczy zgłoszenie jest sporządzony;
- listem poleconym, wkładając zgłoszenie do dwóch zamkniętych kopert, zawierających w pierwszej dane identyfikacyjne zgłaszającego oraz jego dane kontaktowe wraz z dokumentem tożsamości; w drugim temat raportu; obie koperty należy następnie włożyć do trzeciej koperty z napisem „zarezerwowane dla kierownika raportującego Aku Italia srl” na zewnątrz i zaadresować na adres: Avv. Luca Bandiera Via Giacomo Camillo De Carlo, 3 31100 Treviso

Wszelka dokumentacja dotycząca zgłoszonych faktów musi być również przesłana do Kierownika ds. Sprawozdawczości w celu dokonania odpowiednich ocen, a także wyników wszelkich dochodzeń już przeprowadzonych w tym zakresie.

PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH – POLITYKA PRYWATNOŚCI

Jakiekolwiek przetwarzanie danych osobowych osób objętych zgłoszeniem wewnętrznym (takich jak np. Osoby Zgłaszające, Koordynator, kierownik raportu oraz osoby fizyczne wymienione w raporcie wewnętrznym jako osoby, którym przypisuje się zgłoszone naruszenie lub jako osoby w każdym przypadku zamieszany w zgłoszone naruszenie) zostanie wykonane przez AKU ITALIA S.R.L, jako administratora danych, zgodnie z rozporządzeniem (UE) 2016/679 (zwanym dalej „Rozporządzeniem”), dekretem legislacyjnym z dnia 30 czerwca 2003 r., n. 196 (dalej „Kodeks Prywatności”) oraz obowiązujących przepisów prawa z zakresu ochrony danych osobowych, a w szczególności z zachowaniem zasad, o których mowa w art. 5 i 25 Rozporządzenia.
PRZETWARZANE DANE OSOBOWE
W szczególności mogą być one przetwarzane za pomocą zautomatyzowanych narzędzi i ewentualnie w formie papierowej przez osoby właściwe do przyjmowania raportów wewnętrznych lub monitorowania ich, wyraźnie upoważnione/wyznaczone przez AKU ITALIA S.R.L do przetwarzania takich danych zgodnie z artykułami 29 i 32 ust. 4 Rozporządzenia oraz art. 2-czwarte Kodeksu Prywatności, dane osobowe Zgłaszającego i/lub przekazane przez Zgłaszającego, dotyczące innych podmiotów objętych raportowaniem wewnętrznym, takie jak wspólne dane osobowe, dane osobowe należące do poszczególnych kategorii (art. 9 Kodeksu Prywatności) Rozporządzenia) oraz, w granicach określonych przepisami prawa, dane osobowe dotyczące wyroków skazujących i przestępstw (art. 10 Rozporządzenia), z zastrzeżeniem, że dane osobowe w sposób oczywisty nieprzydatne do przetwarzania określonego zgłoszenia wewnętrznego nie będą zostaną odebrane przez AKU ITALIA S.R.L lub, jeśli zostaną zebrane przypadkowo, zostaną natychmiast usunięte.
Przykładowo przetwarzane mogą być następujące kategorie danych osobowych:
• dane osobowe Osoby Zgłaszającej (np. imię, nazwisko);
• dane zawodowe Osoby Zgłaszającej (np. rola w firmie);
• wszelkie informacje dotyczące zgłaszanej osoby lub innych zainteresowanych stron, które Osoba Zgłaszająca zdecyduje się udostępnić w zgłoszeniu w celu lepszego jej uzasadnienia;
• informacje, którymi zgłaszana osoba lub inne zainteresowane strony dzielą się w kontekście zarządzania zgłoszeniem.

Zaznacza się, że w przypadku zgłoszenia anonimowego nie będą przetwarzane żadne dane dotyczące Osoby Zgłaszającej.

CEL I PODSTAWA PRAWNA PRZETWARZANIA
Wyżej wymienione dane będą przetwarzane wyłącznie w celu przyjmowania i zarządzania zgłoszeniami wewnętrznymi oraz wszelkich dalszych niezbędnych do tego działań (np. zbierania przydatnych elementów w celu sprawdzenia zasadności zgłaszanego faktu), zgodnie i w granicach określonych w art. obowiązków wynikających z Dekretu 24/2023, który stanowi podstawę prawną przetwarzania.
Podanie danych osobowych jest zatem obowiązkowe i brak ich przekazania uniemożliwi obsługę zgłoszenia wewnętrznego.
Specjalną zgodę Osoby Zgłaszającej można uzyskać w następujących przypadkach:
• zgodnie z art. 12, ok. 2 Rozporządzenia, do upoważnienia Zarządzającego do przekazywania swojej tożsamości oraz wszelkich innych informacji, z których można wywnioskować tę tożsamość, bezpośrednio lub pośrednio, podmiotom innym niż sam Zarządzający, wyłącznie w celu zarządzania raportem;
• zgodnie z art. 14 ust. 4 Rozporządzenia, jeżeli zgłoszenie następuje ustnie podczas spotkania z Zarządzającym, dla celów dokumentacyjnych poprzez nagranie na urządzeniu umożliwiającym przechowywanie i odsłuchiwanie lub poprzez protokół.
Ponadto, zgodnie z art. 12, c.5, Zgłaszający może zostać poproszony o wyrażenie szczególnej zgody na ujawnienie swojej tożsamości w celu wykorzystania zgłoszenia w postępowaniu dyscyplinarnym, jeżeli spór opiera się w całości lub w części na zgłoszeniu i wiedzy tożsamość Osoby Zgłaszającej jest niezbędna dla obrony osoby, przeciwko której toczy się postępowanie dyscyplinarne.

METODY LECZENIA

AKU ITALIA S.R.L w zakresie zarządzania zgłoszeniami przyjęła środki techniczne i organizacyjne, które gwarantują, niezależnie od wykorzystywanego kanału, ochronę i poufność Osoby Zgłaszającej, osób objętych zgłoszeniem, a także treści zgłoszenia oraz związaną z nim dokumentację.
Dane osobowe, które w sposób oczywisty nie są przydatne do przetwarzania konkretnego zgłoszenia, jeśli zostały zebrane przypadkowo, są usuwane po wykluczeniu ich znaczenia.

KOMUNIKACJA DANYCH
Zgodnie z ww. procedurą dane osobowe objęte raportowaniem wewnętrznym będą przetwarzane wyłącznie przez Menedżera i nie będą udostępniane osobom trzecim, z zastrzeżeniem dostępu dostawcy kanału raportowania wewnętrznego, który będzie pełnił funkcję administratora danych zgodnie z art. 28 Rozporządzenia i zakomunikowanie właściwym organom administracyjnym lub sądowym, zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Jak wskazano powyżej, jedynie za wyraźną zgodą Osoby Zgłaszającej tożsamość oraz wszelkie inne informacje, z których można bezpośrednio lub pośrednio wywnioskować tę tożsamość, mogą zostać ujawnione osobom innym niż wskazane powyżej osoby kompetentne.
Dane osobowe objęte raportami wewnętrznymi, za wyjątkiem obowiązków regulacyjnych w tym sensie, nie będą ujawniane ani przekazywane do państwa trzeciego spoza Unii Europejskiej.

OKRES PRZECHOWYWANIA
Dane osobowe objęte raportami wewnętrznymi oraz związana z nimi dokumentacja będą przechowywane przez czas niezbędny do obsługi raportu wewnętrznego, a w każdym razie nie później niż 5 (pięć) lat od dnia przekazania ostatecznego wyniku procedury raportowania, w przestrzeganie przepisów art. 12 Rozporządzenia oraz zasadę, o której mowa w art. 5 ust. 1, list. e) Rozporządzenia, bez uszczerbku dla faktu, że dane osobowe, które w sposób oczywisty nie są przydatne do przetwarzania konkretnego raportu wewnętrznego, nie będą gromadzone przez AKU ITALIA S.R.L lub, jeżeli zostaną zebrane przypadkowo, zostaną natychmiast usunięte.
PRAWA
Osoby biorące udział w raportowaniu wewnętrznym, jako zainteresowane strony, mogą skorzystać z praw, o których mowa w art. 15 do 22, pisząc na adres e-mail info@aku.it, w granicach przepisów art. 2-punkty Kodeksu Prywatności Rozporządzenia:
Prawo dostępu: to prawo do uzyskania potwierdzenia, że ​​przetwarzane są dane osobowe ich dotyczące, a w przypadku pozytywnej informacji zwrotnej do otrzymania kopii przetwarzanych danych osobowych oraz następujących informacji: cele przetwarzania, kategorie przetwarzanych danych, odbiorcach danych, okresie przechowywania danych, pochodzeniu danych, uprawnieniach wynikających z RODO, istnieniu zautomatyzowanego procesu decyzyjnego;
Prawo do sprostowania: to prawo do sprostowania lub aktualizacji dotyczących ich danych osobowych;
Prawo do anulowania: to prawo do żądania usunięcia danych osobowych, które ich dotyczą;
Prawo do ograniczenia przetwarzania: jest to prawo do uzyskania ograniczenia przetwarzania danych osobowych w jednym z poniższych przypadków: i) osoba zainteresowana kwestionuje prawidłowość danych osobowych; ii) przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a osoba zainteresowana wniosła o ograniczenie ich wykorzystania; iii) dane osobowe są niezbędne zainteresowanej stronie do ustalenia, dochodzenia lub obrony swojego prawa;
Prawo do sprzeciwu: to prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych, które go dotyczą;
Prawo do cofnięcia zgody: jest to prawo do cofnięcia wyrażonej zgody w dowolnym momencie w związku z przetwarzaniem, którego dokonano na tej podstawie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem;
Prawo do przenoszenia: to prawo do otrzymania danych osobowych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego oraz do żądania ich przesłania innemu odbiorcy.

Ponadto, jeżeli zainteresowane strony uznają, że ich dane są przetwarzane z naruszeniem Rozporządzenia, mają prawo
prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego właściwego w sprawach ochrony danych osobowych. DANE KONTAKTOWE ADMINISTRATORA DANYCH I INSPEKTORA OCHRONY DANYCH
W celu uzyskania dalszych informacji dotyczących przetwarzania danych osobowych można skontaktować się z firmą AKU ITALIA S.R.L, pisząc e-mail na adres info@aku.it.